Stappenplan vrijwilligersbeleid

Om te bekijken of het vrijwilligersbeleid van de vereniging op onderdelen verbetering behoeft, helpt het om een stappenplan te doorlopen. Een vereniging begint namelijk nooit op nul, maar houdt zich al tijden bezig met het werven van vrijwilligers, het inwerken van nieuwe vrijwilligers, het bieden van opleidingsmogelijkheden, het organiseren van een jaarlijkse feestavond voor de vrijwilligers, enzovoort. Allemaal belangrijke onderdelen van vrijwilligersbeleid. Maar gebeurt dat allemaal op een goede, doordachte manier? Wordt het niet eens tijd om zaken wat anders aan te gaan pakken? Moet er niet meer aan gedaan worden?

Je kunt het onderstaande stappenplan gebruiken om aan de verbetering van een of enkele punten te werken. Je kunt ze echter ook gebruiken om een compleet vrijwilligersbeleidsplan op te stellen. Zo ́n plan kan meer of minder uitgebreid zijn: van een volledig uitgewerkt meerjarenplan tot een actieplan van twee A-viertjes. Het is maar net wat je wilt en wat de mogelijkheden zijn. Een andere mogelijkheid is het stappenplan te gebruiken bij de evaluatie van het beleid. Aan de hand van de stappen kun je nagaan of aan alle belangrijke zaken gedacht is en of alles goed is uitgevoerd. Want eigenlijk zijn de stappen vooral een hulpmiddel om jezelf de vraag te stellen: doen we de goede dingen en doen we de dingen goed?

Het is daarbij niet altijd nodig om alle stappen door te lopen. Aan de hand van de checklist vrijwilligersbeleid kun je nagaan welke stappen het meest relevant zijn.

TIP!

Vrijwilligersbeleid raakt de hele vereniging. Ga daarom niet in je eentje met de stappen aan de slag, maar doe dat met mensen uit verschillende geledingen van de vereniging, bijvoorbeeld door een werkgroep samen te stellen. Zoek daarvoor mensen die tot verandering bereid zijn en in staat zijn als het ware van een afstand de verenigingssituatie te overzien. In zo ́n werkgroep zitten een paar personen die de vereniging goed kennen. Maar het kan ook heel verfrissend zijn om juist ook een of twee personen van buiten de kring van actieve vrijwilligers te vragen. Mensen die mogelijk op een wat andere manier naar de vereniging kijken en die in staat zijn nieuwe ideeën en oplossingen aan te dragen. Op die manier zorg je ervoor dat meer mensen zich betrokken voelen en dat er een breed draagvlak binnen de vereniging ontstaat om veranderingen door te voeren. Daarom is het ook belangrijk dat je op gezette tijden anderen (de vrijwilligers, het bestuur, de leden) naar hun mening vraagt en alle belanghebbende steeds informeert over waar je mee bezig bent

Checklist vrijwilligersbeleid

In onderstaande checklist zijn alle belangrijke punten met betrekking tot vrijwilligersbeleid op een rijtje gezet. Door deze langs te lopen kun je snel nagaan welke om extra aandacht vragen. De punten verwijzen naar het vrijwilligersbeleid in zes stappen.

• Stap 1: Aanleiding (wat is de aanleiding of het probleem?)
  1.1 Het is duidelijk welk probleem we willen oplossen
  1.2 We hebben een goed beeld van de huidige en de wenselijke situatie 1.3 We kennen de aard van het probleem dat we willen oplossen
  1.4 We weten wat de oorzaken van het probleem zijn
  1.5 We weten voor wie het een probleem is en wat de gevolgen zijn
  1.6 We hebben bepaald welke zaken als eerste aangepakt moeten worden 1.7 We weten met welke randvoorwaarden we rekening moeten houden
  
  
• Stap 2: Doelgroep (om wie gaat het?)
  2.1 We weten om welke (potentiële) vrijwilligers het gaat
  2.2 We weten welke kenmerken deze vrijwilligers hebben
  2.3 We hebben bepaald welke eisen aan deze vrijwilligers worden gesteld.
  
  
• Stap 3: Doel (wat willen we bereiken?)
  3.1 We weten in grote lijnen wat we willen bereiken
  3.2 We hebben concrete (sub)doelen omschreven
  3.3 We hebben bepaald welke concrete resultaten we wensen
  
  
• Stap 4: Acties (wat gaan we doen?)
  4.1 We weten wat we moeten doen om de doelen te bereiken
  4.2 We weten op wie en waarop ons we moeten richten
  
  
• Stap 5: Aanpak (hoe gaan we het doen?)
  5.1 We weten wie wat moet doen
  5.2 We weten wanneer we dat moeten doen
  5.3 We weten welke middelen we nodig hebben voor de uitvoering
  5.4 We weten hoe en wat we gaan communiceren
  5.5 We weten hoe we de voortgang van het project bewaken
  
  
• Stap 6: Evaluatie (hoe bepalen we het resultaat?)
  6.1 We weten wat en hoe we gaan evalueren
  6.2 We weten hoe we het resultaat kunnen vaststellen
  6.3 We weten hoe we het project kunnen evalueren en wat de geleerde lessen zijn

Download hier het stappenplan.