Een goed draaiboek is onmisbaar bij elk evenement, zowel bij de voorbereiding als tijdens het evenement. Het zorgt ervoor dat je vooraf nadenkt over alle details van een evenement en biedt vervolgens houvast voor alle medewerkers en deelnemers. In dit document vind je een aantal tips hoe een draaiboek in elkaar te zetten.
Algemeen deel: vooral veel telefoonnummers
Het algemene deel van het draaiboek bevat alle informatie die de medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden tijdens het evenement goed te kunnen uitvoeren. Dit deel moet in ieder geval het volgende bevatten:
2. De Body: wie, wat, waar en hoe laat
De body van het draaiboek is de uitgebreide beschrijving van het kernprogramma. Elk programmaonderdeel van die dag is aangegeven. Bijvoorbeeld bij een toernooi: de openingsceremonie, speelrondes, finale en de prijsuitreiking.
>> Houd de tekst van de body kort en krachtig -heldere zinnen, geen wollige taal- om zo voor de gebruikers ervan het overzicht goed te behouden.
>> Bij een relatief klein of eenvoudig evenement kan elk programmaonderdeel een apart hoofdstuk(je) zijn. Bij grotere en complexere evenementen wordt de body van het draaiboek in dat geval echter al snel onoverzichtelijk. Bij bijvoorbeeld een meerdaags evenement op meerdere locaties is het dan verstandig een hoofdindeling te maken naar speellocatie en speeldag met binnen die structuur de hoe, wat, waar, wanneer en wie.
>> Als er bij het evenement een groot aantal verschillende groepen van medewerkers nodig is, kan het raadzaam zijn extra hoofdstukken in de body op te nemen. Hierin worden dan de belangrijkste taken en tijdstippen voor de verschillende medewerkersgroepen (zoals de officials, medewerkers catering, EHBO, veldonderhoud, beveiliging, etc.) op een rij gezet.
NB: de body van het draaiboek moet zo zijn ingedeeld, dat iedere medewerker snel kan vinden welke pagina ́s voor hem of haar belangrijk zijn.
3. Bijlagen: huishoudelijke informatie
In de bijlagen van het draaiboek zijn stukken opgenomen die extra toegespitste informatie geven, zoals plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en materiaallijsten. Begin tijdig en check tussentijds of alles klopt.
Draaiboeken worden vaak gezien als hulpmiddel bij de uitvoering van een sportevenement. Het is echter ook van groot belang bij de voorbereiding van het evenement. Het draaiboek dwingt de organisatie grondig na te denken over de wijze waarop het evenement van minuut tot minuut moet verlopen. Door tijdig te beginnen met het opstellen van het draaiboek, krijg je als organisatie een helder inzicht in waar je staat in de voorbereiding en wat er nog moet gebeuren. Wie tijdig aan de slag gaat met een draaiboek, wint tijd om vergeten zaken nog op de rit te krijgen. Het draaiboek is gereed als alle organisatorische aspecten goed op elkaar aansluiten.
Tijdens het evenement zelf is het draaiboek het belangrijkste communicatiestuk voor alle medewerkers en deelnemers. Daarom moet het overzichtelijk, begrijpelijk, informatief en toch beknopt zijn. De verleiding is groot om zaken tot in de kleinste details te beschrijven. Het risico bestaat dan dat medewerkers niets meer kunnen vinden of dat zij bij voorbaat al moedeloos worden. De eis van inzichtelijk en begrijpelijk houdt in dat iemand die het draaiboek voor het eerst inziet, direct zijn weg erin kan vinden en begrijpt welke informatie erin staat en voor diegene bedoeld zijn. Een goede indeling en duidelijke lay-out zijn hiervoor onontbeerlijk. Informatief betekent beknopt geformuleerde praktische informatie die logisch geordend is.
Het gaat niet om details die alleen interessant zijn voor een kleine groep specialisten binnen de organisatie. Zo zijn bijvoorbeeld maar weinig personen geïnteresseerd in welke brandstof de noodaggregaten draaiende houdt, dit hoeft dan ook niet in het draaiboek. Of welke spullen de dienstdoende EHBO’er precies in zijn tas heeft.
Hoewel alle benodigde informatie in het draaiboek is opgenomen, kan de organisatie er niet vanuit gaan dat alleen met het verstrekken van het draaiboek alles geregeld is. Een korte instructie/doorloop van het draaiboek is voorafgaand aan het evenement is altijd goed om te doen.
Bij een meerdaags evenement is verstandig om met de verschillende medewerkersgroepen voor aanvang van iedere dag een evaluatie van de vorige dag te doen en (eventueel) nieuwe instructies te geven. Tijdens dit moment kunnen wijzigingen in het programma doorgegeven worden, belangrijke programmaonderdelen nog eens apart worden doorgenomen en knelpunten worden benoemd.
Zo'n instructie aan het begin van de dag geeft bovendien de organisatie de kans om de medewerkers (die vaak op vrijwillige basis aan het evenement meewerken) een complimentje te maken voor hun werk van de vorige dag. Zo worden de medewerkers betrokken en enthousiast gehouden voor het vervolg van het evenement.
Hoe maak je een goed draaiboek?
Een cruciale vraag die de organisatie van een sportevenement zich moet stellen, is: wat kan er allemaal misgaan? Als je immers weet wat de risico’s zijn, kun je maatregelen nemen om vervelende gebeurtenissen te voorkomen én kun je voorbereidingen treffen voor het geval deze zich tijdens het evenement toch voordoen. Ga na op welke mogelijke calamiteiten de organisatie zoal bedacht moet zijn?
Vaste begeleider voor teams tijden een toernooi
Wangedrag
Eerste Hulp
Zorg voor een goede bezetting van een Eerste Hulppost, het liefst met minimaal één persoon die gespecialiseerd is in sportblessures.
Weersomstandigheden
Zorg voor een noodscenario als het programma door weersomstandigheden niet door kan gaan of veranderd moet worden.
Algemeen
1) Uit: SPORT Bestuur & Management, rubriek Accommodatie & Technische Zaken. SPORT Bestuur & Management verschijnt zesmaal per jaar en is bestemd voor bestuursleden en managers in en rond de sport. De inhoud is sterk op de praktijk gericht.