Bestuur & Organisatie

Evenementen

Een toernooi organiseren

Bij het organiseren van een toernooi komt behoorlijk wat kijken. Een aantal stappen om te nemen en waaraan te denken bij de organisatie van een honkbal, softbal, beeball en/of Baseball5 toernooi.

Op deze pagina vind je, naast de basis voor het opzetten van een succesvol evenement, informatie over:

het opstellen van een draaiboek;
onvoorziene gebeurtenissen;
voorbeelden draaiboek.

De basis voor het organiseren van een evenement

De start van de organisatie begint met het doel van het toernooi, voor wie het toernooi is en hoe het zich onderscheidt. Met het opstellen van een heldere begroting weet je of en hoeveel sponsoring er nodig is. Afhankelijk van de grootte van het toernooi is het goed om de taken over verschillende personen of commissies te verdelen.
Als dat staat, kun je gaan starten met de communicatie en promotie van het toernooi - met leden en team van de eigen club, andere verenigingen, externe partijen etc. Gebruik daarvoor een combinatie van communicatiemiddelen: tastbaar op de club, via de site, app en socials, de KNBSB kalender, mail andere verenigingen in de regio, stel lokale en regionale media op de hoogte.
Een kloppend wedstrijdprogramma is de basis van een goed toernooi. Dat vraagt een goede opzet van poules/wedstrijden en finales, en duidelijke wedstrijdregels. Daarnaast maak je een toernooi extra leuk met het organiseren van activiteiten daaromheen, zowel voor de deelnemende teams als de toeschouwers. Kijk daarbij goed naar de leeftijd en interesses van die verschillende aanwezigen.
Wat is er nodig op de locatie? Denk daarbij aan het klaarmaken van de velden, logistiek, veiligheid en hygiëne, horeca, techniek, de inzet van vrijwilligers en officals.
Het opstellen van een (kort) draaiboek is altijd een goed idee. Onderstaand wat er in een draaiboek moet komen te staan. Omdat onze sporten afhankelijk zijn van de weersomstandigheden is het altijd verstandig om een aantal verschillende scenario's uit te werken in geval van bijvoorbeeld regen.

Het opstellen van een draaiboek

Een goed draaiboek is onmisbaar bij elk evenement, zowel bij de voorbereiding als tijdens het evenement. Het zorgt ervoor dat je vooraf nadenkt over alle details van een evenement en biedt vervolgens houvast voor alle medewerkers en deelnemers. In dit document vind je een aantal tips hoe een draaiboek in elkaar te zetten.

Algemeen deel: vooral veel telefoonnummers
Het algemene deel van het draaiboek bevat alle informatie die de medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden tijdens het evenement goed te kunnen uitvoeren. Dit deel moet in ieder geval het volgende bevatten:

Een overzicht van de mensen die het evenement organiseren, waarin aangegeven is welke personen welke taken en bevoegdheden hebben en uiteraard hoe en waar deze personen tijdens het evenement te bereiken zijn.
Een overzicht van de partijen die direct betrokken zijn bij het evenement met vermelding van namen van contactpersonen, telefoonnummers en eventueel adressen.
Het kernprogramma met daarin de begin- en eindtijden van de programmaonderdelen (bijvoorbeeld de wedstrijden en de ceremonies) en de locaties (welke velden of in het geval van een evenement op verschillende locaties: welke locaties)
Een overzicht van andere relevante organisaties, bijvoorbeeld de KNBSB. Bij een groot (internationaal) evenement: hotels waar sporters verblijven, vervoerders. Hierbij ook weer adressen, contactpersonen en telefoonnummers.

De Body: wie, wat, waar en hoe laat
De body van het draaiboek is de uitgebreide beschrijving van het kernprogramma. Elk programmaonderdeel van die dag is aangegeven. Bijvoorbeeld bij een toernooi: de openingsceremonie, speelrondes, finale en de prijsuitreiking.

WAT het inhoudt.
HOE LAAT het begint en eindigt.
WAAR het zich afspeelt.
WIE voor welk onderdeel verantwoordelijk is.

>> Houd de tekst van de body kort en krachtig -heldere zinnen, geen wollige taal- om zo voor de gebruikers ervan het overzicht goed te behouden.

>> Bij een relatief klein of eenvoudig evenement kan elk programmaonderdeel een apart hoofdstuk(je) zijn. Bij grotere en complexere evenementen wordt de body van het draaiboek in dat geval echter al snel onoverzichtelijk. Bij bijvoorbeeld een meerdaags evenement op meerdere locaties is het dan verstandig een hoofdindeling te maken naar speellocatie en speeldag met binnen die structuur de hoe, wat, waar, wanneer en wie.

>> Als er bij het evenement een groot aantal verschillende groepen van medewerkers nodig is, kan het raadzaam zijn extra hoofdstukken in de body op te nemen. Hierin worden dan de belangrijkste taken en tijdstippen voor de verschillende medewerkersgroepen (zoals de officials, medewerkers catering, EHBO, veldonderhoud, beveiliging, etc.) op een rij gezet.

NB: de body van het draaiboek moet zo zijn ingedeeld, dat iedere medewerker snel kan vinden welke pagina ́s voor hem of haar belangrijk zijn.

Bijlagen: huishoudelijke informatie
In de bijlagen van het draaiboek zijn stukken opgenomen die extra toegespitste informatie geven, zoals plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en materiaallijsten. Begin tijdig en check tussentijds of alles klopt.

Begin tijdig met een draaiboek – het geeft inzicht in het evenement

Draaiboeken worden vaak gezien als hulpmiddel bij de uitvoering van een sportevenement. Het is echter ook van groot belang bij de voorbereiding van het evenement. Het draaiboek dwingt de organisatie grondig na te denken over de wijze waarop het evenement van minuut tot minuut moet verlopen. Door tijdig te beginnen met het opstellen van het draaiboek, krijg je als organisatie een helder inzicht in waar je staat in de voorbereiding en wat er nog moet gebeuren. Wie tijdig aan de slag gaat met een draaiboek, wint tijd om vergeten zaken nog op de rit te krijgen. Het draaiboek is gereed als alle organisatorische aspecten goed op elkaar aansluiten.

Houd het draaiboek overzichtelijk - wat hoort er niet in het draaiboek?

Tijdens het evenement zelf is het draaiboek het belangrijkste communicatiestuk voor alle medewerkers en deelnemers. Daarom moet het overzichtelijk, begrijpelijk, informatief en toch beknopt zijn. De verleiding is groot om zaken tot in de kleinste details te beschrijven. Het risico bestaat dan dat medewerkers niets meer kunnen vinden of dat zij bij voorbaat al moedeloos worden. De eis van inzichtelijk en begrijpelijk houdt in dat iemand die het draaiboek voor het eerst inziet, direct zijn weg erin kan vinden en begrijpt welke informatie erin staat en voor diegene bedoeld zijn. Een goede indeling en duidelijke lay-out zijn hiervoor onontbeerlijk. Informatief betekent beknopt geformuleerde praktische informatie die logisch geordend is.

Het gaat niet om details die alleen interessant zijn voor een kleine groep specialisten binnen de organisatie. Zo zijn bijvoorbeeld maar weinig personen geïnteresseerd in welke brandstof de noodaggregaten draaiende houdt, dit hoeft dan ook niet in het draaiboek. Of welke spullen de dienstdoende EHBO’er precies in zijn tas heeft.

Instructie bij de start van (elke) evenementdag

Hoewel alle benodigde informatie in het draaiboek is opgenomen, kan de organisatie er niet vanuit gaan dat alleen met het verstrekken van het draaiboek alles geregeld is. Een korte instructie/doorloop van het draaiboek is voorafgaand aan het evenement is altijd goed om te doen.

Bij een meerdaags evenement is verstandig om met de verschillende medewerkersgroepen voor aanvang van iedere dag een evaluatie van de vorige dag te doen en (eventueel) nieuwe instructies te geven. Tijdens dit moment kunnen wijzigingen in het programma doorgegeven worden, belangrijke programmaonderdelen nog eens apart worden doorgenomen en knelpunten worden benoemd.

Zo'n instructie aan het begin van de dag geeft bovendien de organisatie de kans om de medewerkers (die vaak op vrijwillige basis aan het evenement meewerken) een complimentje te maken voor hun werk van de vorige dag. Zo worden de medewerkers betrokken en enthousiast gehouden voor het vervolg van het evenement.

Hoe maak je een goed draaiboek?

Bedenk goed voor wie het draaiboek bestemd is.
Houd het draaiboek zo kort en bondig mogelijk.
Beperk je tot relevante informatie.
Begin op tijd met het opstellen van het draaiboek.
Gebruik het draaiboek als een soort checklist vooraf.
Maak een duidelijke lay-out en werk bijvoorbeeld met kleuren om de verschillende delen en hoofdstukken van elkaar te onderscheiden.

Geen sportevenement zonder onvoorziene gebeurtenissen

Een cruciale vraag die de organisatie van een sportevenement zich moet stellen, is: wat kan er allemaal misgaan? Als je immers weet wat de risico’s zijn, kun je maatregelen nemen om vervelende gebeurtenissen te voorkomen én kun je voorbereidingen treffen voor het geval deze zich tijdens het evenement toch voordoen. Ga na op welke mogelijke calamiteiten de organisatie zoal bedacht moet zijn?

Tips

Vaste begeleider voor teams tijden een toernooi

Stel voor elk deelnemend team een vaste begeleider aan. Deze begeleider zorgt ervoor dat de spullen van een team nooit onbewaakt worden achtergelaten en dat de kleedkamers steeds op slot worden gedaan.
Maak mogelijk dat kostbaarheden in een kluis kunnen worden bewaard.

Wangedrag

Neem in het toernooireglement expliciet op welke maatregelen de organisatie neemt in geval van wangedrag.
Zorg voor scheidsrechters van hoog niveau.
Geef vrijwilligers een duidelijke instructie om bij dreigende opstootjes duidelijk herkenbaar als officials de gemoederen te sussen.
Maak gebruik van een standaard schadeformulier waarop de schade veroorzaakt door spelers van deelnemende clubs onmiddellijk wordt geregistreerd én erkend.

Eerste Hulp
Zorg voor een goede bezetting van een Eerste Hulppost, het liefst met minimaal één persoon die gespecialiseerd is in sportblessures.

Weersomstandigheden
Zorg voor een noodscenario als het programma door weersomstandigheden niet door kan gaan of veranderd moet worden.

Algemeen

Stel een centrale coördinator aan die tijdens het toernooi het aanspreekpunt vormt bij onvoorziene gebeurtenissen en die zo mogelijk de problemen afhandelt.
Schakel de voorzitter van het organisatie comité alleen in als zich een probleem voordoet waarvoor een meer beleidsmatige beslissing noodzakelijk is.
Maak onderscheid tussen technische en organisatorische problemen. Stel voor technische problemen (bijvoorbeeld de uitleg van een artikel in het toernooireglement) een aparte functionaris aan.(1)

1) Uit: SPORT Bestuur & Management, rubriek Accommodatie & Technische Zaken. SPORT Bestuur & Management verschijnt zesmaal per jaar en is bestemd voor bestuursleden en managers in en rond de sport. De inhoud is sterk op de praktijk gericht.

Voorbeelden van een draaiboek

Onderstaand vind je een aantal voorbeelden van draaiboeken/handleidingen ter inspiratie voor het opstellen van een eigen draaiboek.

Heeft jouw vereniging een succesvol evenement georganiseerd en was het draaiboek daarvoor goed en interessant om te delen met andere verenigingen? Mail hem naar communicatie@knbsb.nl en wij delen het document hier.

NB - In de voorbeelden hebben we alle namen en contactgegevens verwijderd in verband met privacy.